Müşteri : Smile Hair Clinic

Tarih: 2020

Hizmetler

  • Zoho CRM yazılımı kuruldu ve ilgili ekibe eğitim verildi.
  • Zoho Sales IQ ile Chatbot aktif edildi.
  • Zoho Desk sayesinde danışanlarla etkileşim artırıldı.
  • Zoho Books ile finansal yönetim kolaylaştırıldı.
  • Zoho Analytics desteğiyle teknik raporlama etkinleştirildi.
  • Zoho Work Drive üzerine operasyon süreci yüklendi. 
  • Zoho Social ile sosyal medya hesapları izlemeye alındı.
  • Zoho Bookings ve Zoho Calender ile etkin randevu yönetimine geçildi.

Website: www.smilehairclinic.com

Durum Tespiti

  • Klasik Excel programıyla çalışan firma, farklı sistemleri birbirleriyle entegre olarak kullanamıyordu.
  • Website üzerinden gelen iletişim formları ayrı bir yerde toplanıyordu. 
  • E-posta mesajları ayrı bir yerde toplanıyordu.
  • WhatsApp üzerinden gelen mesajlar her müşteri temsilcisinin kişisel telefonunda toplanıyordu. 
  • Yeni verilerin Excel üzerine toplanması, mevcut planların güncellenmesi ve takibi, karışıklık yaratarak iş akışını yavaşlatıyordu.

Entegrasyonlar

  • Zoho Social ile Facebook, Twitter, Instagram hesapları aktif olarak takip ediliyor.
  • Zoho Desk ile website üzerinden gelen sorular kaydediliyor ve zamanında yanıtlanıyor. 
  • Zoho Work Drive üzerinde danışanlar için hususi kayıtlar oluşturuluyor. Kişi ve operasyon özelinde ilgili dökümantasyon ya da görsel gibi farklı formatlardaki dosyalar yüklenebiliyor.

Favori Özellikler

  • Zoho One kapsamında tek bir lisans ücretiyle tüm uygulamaların anahtarı açılıyor.
  • Round Robin ile dil ve ülkeye göre ayrılan ziyaretçiler ilgili temsilciye atanıyor.
  • Zoho Books ile tüm finansal kayıtlar tutulup raporlanıyor ve kâr – zarar analizi yapılabiliyor.  
  • Zoho Analytics sayesinde entegre edilen tüm uygulamalar hakkında özel raporlar alınabiliyor ve analiz sonuçlarına göre yeni stratejiler oluşturuluyor. 
  • Kurum içinde kim hangi departmanda çalışıyorsa, kendi yetki sınırlarında olan verileri görebiliyor. Gerekli durumda sadece ilgili departmanlar arasında veri paylaşımı yapılabiliyor. 

Firma Hakkında

 İstanbul’da 10 katlı akıllı binada medikal estetik alanında hizmet veren Smile Hair Clinic, dünya çapında tanınan uzmanlarıyla birlikte güçlü bir markadır. Yurtiçinden ve yurtdışından gelen yerli ya da yabancı danışanlarının vize danışmanlıklarını yapar, otel rezervasyonlarıyla ilgilenir, havaalanında karşılar ve hizmet sonrası havaalanından uğurlar. Web üzerindeki ilk iletişimden operasyon sonuna kadar komplike bir organizasyon yürüten firma, misafirlerini en iyi şekilde ağırlamak için her biri kendi alanında uzman olan profesyonellerle çalışır. Çeşitli ülkelerden gelen misafirlerinin referanslarıyla sağlık turizmindeki kalitesini ortaya koyan marka, süreç sonrası hizmetlerine ciddi önem verir. Tüm verilerin tek bir alanda toplanması, operasyon süreçlerini detaylı şekilde izlenmesi ve aktif olarak takibi için gelişmiş bir yazılım talebinde bulundular. Çözüm olarak kurumsal yönetime 60’a yakın fonksiyon kazandıran ‘Zoho One’ uygulama paketini sunduk. 

Proje Hakkında

Her markanın kendine özgü kimliği, her işletmenin kendine özel dinamikleri ve her idari yönetimin farklı ihtiyaçları olacağının bilincindeyiz. Danışan müşterilerimize en iyi çözümü sunmak için çalışma prensiplerini dikkatlice inceliyoruz. Sağlık turizminde saç ekimiyle ön plana çıkan Smile Hair Clinic, muhtelif estetik operasyonlar da yapıyor. Başarısıyla dünyanın çeşitli noktalarında adını duyuran firmanın her yerden ziyaretçisi mevcut. Firmanın iç ve dış operasyon sürecindeki ihtiyaçları, eksikleri ve beklentileri konusunda detaylı bir planlama yaparak, tüm departmanların koordinasyonunu sağlayacak en doğru servis paketini hazırladık. 

İşe Zoho CRM ile başladık. Facebook ve Google Ads dahil olmak üzere tüm dijital kanallar üzerinden gelen müşteri adayları ve talepler tek bir havuzda toplandı. Website üzerine yerleştirilen chat ikonu ile her ziyaretçinin otomatik mesajla karşılanması sağlandı. Zoho Sales IQ, etkileşime giren ziyaretçiyi sorusuyla ilgili müşteri temsilcisine yönlendirirken hangi dilde yazıyorsa ona göre atama yapıyor. Round Robin özelliği temsilciler arasında otomatik şekilde %50 eşit dağıtım sağlayarak tek kanal üzerinde yığılmayı engelliyor. Etkileşime girmeyen ziyaretçilerin IP kaydı ‘kaçak çağrı’ raporlarında arşivleniyor. Bu özelliğin amacı hangi ülkeden giriş yapıldığı, sitede ne kadar süre kalındığı ve hangi sayfalara ilgi gösterildiği hakkında verilerin ölçülmesidir. Devamlı iyileştirme çalışmalarında hizmet kalitesini yükseltmek için kullanılır. 

Zoho CRM içerisinde etiketlerle kalifiye edilen danışanlar için özel kartlar oluşturuluyor. Bu kartlar sayesinde yeni danışan adayının veya mevcut danışanın operasyon süreci detaylı izlemeye alınabiliyor. Kime hangi teklif sunuldu, görüşme ne aşamada, kim takip ediyor, operasyona alındı mı, operasyon öncesi ve sonrası hangi  hizmetler verildi gibi çok sayıda veri tutuluyor. 

Müşteri temsilcilerinin soru – cevap ya da davet görüşmeleri için ayrı bir optimizasyon yapıldı. Otomatik açılan kısımlarda her temsilciye 14 günlük iletişim süreci tanınıyor. 5 deneme sonucunda olumlu dönüşle sonuçlanan hizmet sağlanamazsa farklı bir temsilciye atama yapılarak potansiyel müşterinin kaybı önleniyor. Müşteri adayları, ülkesine ve diline göre gönderilen otomatik e-postalarla etkileşime davet ediliyor. Olumlu etkileşim gerçekleştiği takdirde yine otomatik olarak teklif e-postası gidiyor. Başarılı sonuç alınarak operasyon sürecine girildiyse, müşteri için rezervasyonu yapılan uçuşun, otelin veya karşılamanın bilgileri iletiliyor. Zoho Bookings randevu sistemi Zoho Calender ile etkileşime giriyor. Tek ekranda hangi doktorun hangi tarihte uygun olduğu, hangi danışana ne zaman işlem yapılacağı, çalışma saati aralıkları gibi takvim yönetimi sağlanıyor. 

Kurum içinde tüm birimlerin birbirleriyle koordineli şekilde çalışmasını sağlayan, müşteri ilişkileri, veri yönetimi ve finansal takibi kolaylaştıran seri sistemlere ihtiyacınız olduğunda Zoho One her zaman yanınızdadır. Siz de sektörel tecrübenizi zirveye taşıyacak olan dijital çözümlerimizi kullanabilir, uzman kadromuzun desteğiyle kısa sürede ve kolayca rakiplerinizi geride bırakabilirsiniz.  

[email protected] adresine e-posta gönderebilirsiniz.